Thông tin cần biết khi lập email cho doanh nghiệp

Email cho doanh nghiệp đang là giải pháp được nhiều công ty áp dụng để phục vụ các hoạt động kinh doanh.

Email đã trở thành một công cụ giao tiếp, trao đổi thông tin quan trọng trong đời sống của các cá nhân, tổ chức. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thì vai trò của email lại càng được thể hiện rõ nét trong mọi lĩnh vực. Email cho doanh nghiệp ra đời mang đến cho các công ty những lợi ích ưu việt hơn so với các loại email miễn phí truyền thống.

Khái niệm email cho doanh nghiệp

1. Email cho doanh nghiệp là gì?

Email đã trở thành một công cụ giao tiếp, trao đổi thông tin quan trọng trong đời sống cá nhân, tổ chức

Có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau nhưng về cơ bản, email doanh nghiệp là một tài khoản điện tử được thiết lập dưới dạng có đuôi là tên miền công ty, nó tạo thành một hệ thống mail server cho toàn bộ công ty. Với việc thiết lập hình thức email này, bạn sẽ tự chủ trong việc cung cấp email cho nhân viên hay bảo mật dữ liệu hệ thống.

Hiện nay mail nội bộ được rất nhiều tổ chức ưa chuộng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau như thương mại, y tế, giáo dục,… tạo cơ hội tốt cho việc chia sẻ thông tin cũng như kết nối các phòng ban, bộ phận.

2. Email cho doanh nghiệp mang lại lợi ích gì?
Việc sử dụng email cho doanh nghiệp được chứng minh mang lại những lợi ích toàn diện cho các doanh nghiệp

Email cho doanh nghiệp mang lại lợi ích toàn diện

  • Nâng cao tính an toàn và bảo mật hệ thống

Việc hoạt động riêng trên một server độc lập sẽ giúp thông tin trao đổi nội bộ không bị rò rỉ ra bên ngoài, đảm bảo tính bảo mật tối ưu. Cả nhân viên và khách hàng cũng sẽ hoàn toàn yên tâm vì những thông tin cá nhân cũng sẽ được bảo vệ an toàn hơn rất nhiều so với các email truyền thống. Việc sử dụng loại hình email mới này cũng đồng thời giải quyết một số bất tiện khi sử dụng như là spam, virus hay việc không thể check webmail,… Người sử dụng sẽ có cảm giác an toàn và thoải mái hơn rất nhiều trong quá trình thao tác và thực hiện.

  • Đơn giản, thuận tiện khi sử dụng

Hệ thống email cho doanh nghiệp có thể hoạt động rất tốt trên các chương trình quen thuộc như Outlook Express, Microsoft Outlook hay các trình duyệt web thông thường. Điều này giúp cho bạn có thể chủ động truy cập và thực hiện công việc ở bất cứ đâu dù trong hay ngoài công ty mà không gặp bất cứ giới hạn nào. Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng thêm, xóa hay thay đổi password khi có sự thay đổi nhân sự trong công ty mà không có ảnh hưởng đến các thông tin lưu trữ.

Sử dụng email giúp nâng cao tính an toàn, bảo mật hệ thống

  • Quản lý thông tin dễ dàng

Với hệ thống email nội bộ, các nhà quản trị có thể dễ dàng quản lý nội dung hộp thư đi và đến của từng cấp giúp kiểm soát việc thực hiện hoạt động dễ dàng hơn. Đây cũng là căn cứ để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách khách quan, minh bạch nhất.

Việc lên lịch hay thông báo cũng có thể thiết lập dễ dàng có thể giúp các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch đặt ra.

  • Truy cập nhanh chóng, khả năng mở rộng tốt

Email cho doanh nghiệp thường được hoạt động trên một đường truyền tốc độ cao nên việc truy cập đảm bảo nhanh chóng, ổn định và không bị ngắt quãng trong suốt quá trình sử dụng. Dung lượng cực lớn với lưu lượng truy cập không giới hạn giúp cho việc mở rộng dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể chủ động tạo email cho nhiều nhân viên đồng thời thiết lập khả năng sử dụng cho các email một cách tối ưu. Chính nhờ lợi ích này mà email doanh nghiệp không chỉ được ưa chuộng tại các công ty vừa và nhỏ mà còn thu hút sự quan tâm sử dụng của cả các tập đoàn quy mô lớn.