Chuẩn hóa hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý có vai trò rất quan trọng đối với việc ra những quyết định; là cơ sở để các nhà quản lý và doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn, đưa doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn và phát triển. Nhưng lại có rất ít doanh nghiệp quan tâm đúng mức đến vấn đề tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. 

Phân loại thông tin quản lý 

Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.

Phân loại thông tin quản lý

Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.
 
Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ.
 
Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.

Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định:

Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý
 

Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn.

Các nguồn thông tin quản lý

Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức. Thông tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ, v.v...

Chuẩn hóa hệ thống thông tin 

Việc chuẩn hóa hệ thống thông tin trong doanh nghiêp là hết sức cần thiết. Nó giúp cho luồng thông tin trong doanh nghiệp được thống nhất và xuyên suốt tất cả các bộ phận và phòng ban trong công ty, từ lãnh đạo ra quyết định đến nhân viên thực hành. Việc chuẩn hóa đặt dấu chấm hết cho các lối truyền đạt thông tin lỗi thời và lộn xộn ở các doanh nghiệp hiện tại.
Tất cả mọi người từ nhân viên tới lãnh đạo khi nói về một sản phẩm hay vấn đề đều được thống nhất 1 cách nói duy nhất mà ai cũng hiểu được khi nói đến nó, chứ không phải mỗi phòng ban bộ phận khi nói cùng một sản phẩm lại có những cách nói khác nhau làm người cùng trong công ty nhưng không thuộc phòng ban, bộ phận đó lại không thể hiển được.
Lúc đó việc lưu trữ, thu thập thông tin cũng như việc trao đổi thông tin trong công ty sẽ không còn mất cả đổng thời gian, phức tạp những không đem lại hiệu quả cao nữa. Mà thay vào đó mọi chuyên sẽ diễn ra một cách nhanh chống, đơn giản với hiệu quả đáng kinh ngạc.